マルチタスクから卒業してワンランク上のビジネスパーソンになろう！脳をスッキリさせて仕事を効率化するタスク管理・整理術

去年12月にセールスチームを解体し、私が部長を務めるマーケティング部傘下で再構築を進めてきた新生セールスチームですが、約半年が経過しやっとチームとして形になり、少しずつですが数値的な成果も出てきました。

メンバーの教育を進めるなか気づいたのですが、タスクの整理や管理って意外とみんな苦労しているんですよね。

僕自身は幸い「マインドマップ」や「GTD を使ったタスク管理術」を大学生の時に学ぶことができたのですが、タスクを整理し優先順位を決めるというのは実は非常に高度な技術ですよね。

実際に、タスク管理の勉強会をチーム内で開催したところ、見違えるようにタスク管理が上手になったメンバーも現れ、再現性のあるノウハウであることも確認できたので本記事ではその内容をご紹介したいと思います。

タスク管理術には向き・不向きがあります。私が使ってみて一番良かった方法をご紹介しますが、ぜひ色々試して自分にあった方法を見つけてみてください

人間の脳はマルチタスクがとっても苦手

仕事ができる人は同時に複数の業務をバリバリとこなすことできると考える人も少なくないと思いますが、実は人間の脳はマルチタスクに向いていないという研究結果があります。

脳の処理能力を超える複数のタスクを同時に与えると、脳が効果的に機能する能力が損なわれると同リポートは警告している。＜中略＞「この発見は、前頭葉機能が3つ以上の目標やタスクを同時に処理できないことを示している」

引用元：人間の脳はデュアルタスクが限界――仏研究者が発表 – ITmedia

つまり、本当に仕事が早い人は、シングルタスクの完了を素早く繰り返しているんです。

この記事で解説するタスク整理・管理術に関しても、処理すべきタスクをシングルタスクの形で明確化して、それを上手に処理していく方法をお伝えします。

「今やるべきタスクがたくさんある」という錯覚が、仕事の効率を大きく下げる

多くの人は自分の記憶力を過信しすぎています。エビングハウスの忘却曲線がよく知られていますが、人間は1度聞いただけのことはすぐに忘れてしまいます。

「今忙しいから」とか「たぶん思い出せるだろう」という理由で文字にして残しておかないと簡単に忘れてしまうだけでなく、「あれ、なんか忘れてる気がする」といった、余計なノイズが発生してしまいます。

さらに良くないのが、記憶に頼るタスク管理をしていると、「タスクがたくさんある気がする」という錯覚を起こしてしまうことです。

これが本当にやっかいで、実際に整理をしてみると大したボリュームじゃないタスク量でも、気持ちだけが焦ってしまい目の前の業務に集中できなくなってしまいます。

これを避けるためにもマインドマップを使って目に見える形でアウトプットをする習慣を作るようにしましょう。

マインドマップの使い方とポイント

マインドマップはその名の通り、頭の中を可視化し、思考を整理したり新たな発想を得るためのツールです。

PC 向けのソフトだけでなく、スマートフォン向けのアプリとしても数多く公開されている世界的にもポピュラーな手法です。

 

業務で使用するものとしては、無料で必要な機能が揃っている XMind や、有料ですが非常に高機能な MindManager（旧：Mindjet）がオススメです。

それでは具体的に私がどのようにマインドマップをタスク整理に使っているかを紹介します。

「今やらなくてはいけないこと」をテーマに、頭の中のすべてを書き出してみる

マインドマップは中央にテーマを置き、そこから連想ゲームのようにつなげていきます。今回はタスク整理のために「今やらなくてはいけないこと」というテーマで進めてみると良いでしょう。

マインドマップは頭の中を「見える化」することが重要ですので、たとえ業務のためであってもいま頭の中にあるものを一度すべて書き出すことが大事です。仕事、家族、恋愛、お金、将来など、頭の中にあるすべての事柄について考えてみましょう。

 

専用ソフトでマインドマップを描く良い点としては、いつでも書き直したり、グルーピングを変更できることですので、あまり細かいことにこだわらず書き出してみましょう。途中で見直して「これとこれは同じグループだな」と思えばその場で直してしまえばよいのです。

30分もすれば「今やらなくてはいけないこと」が整理された状態で可視化され、頭の中に溜め込んでいたものが文字として並び脳内がスッキリとするはずです。これでタスク管理をするための準備は完了です。

私自身、3ヶ月に1回のペースで頭の中を整理する時間を作っています。なんか忙しいなと思ったら、まずはマインドマップを描いてみると覚えておいて損はないですよ。

整理ができたら、GTDでタスク管理

今やらなくてはいけないことの整理が終わったら、それを管理できるように環境を整えていきましょう。ここからは、GTD というタスク管理術をご紹介します。

GTD（Getting Things Done）とは

GTD とは、「把握する」「見極める」「整理する」「更新する」「選択する」という5つのステップから成るタスク管理のメソッドです。

「GTD」は「Getting Things Done」の略称で、「ものごとをやり遂げる」ことを意味しますが、タスクの完了だけを考えるのではなく「私たちの頭をいかにクリエイティブな活動に使うか」ということに焦点を当てています。

引用元：GTD®とは – ストレスフリーの仕事術「GTD®」

 

正式な GTD では細かなルールが決まっていますが、まずは習慣化することが大切なので、最初は下記のようにシンプルな運用方法がオススメです。

• 発生したタスクを迷いなくインボックスにすべて放り込む
• 短時間* で終わるタスクをすぐに処理をする
• 残ったタスクの優先度と締め切りを決める
• 優先度の高いものから順番に処理する
• 終わらなかったタスクをリスケする

この GTD の思想に基づいて設計された todoist というアプリがオススメです。Windows、Mac、Web、iPhone、Android などで使えます。

Todoist: ToDoリストで仕事と生活を管理

The Verge 誌が「最高の ToDoリスト」と称賛。2500 万人の仲間入りして、Todoist でタスク管理をシンプルに。

todoist.com

具体的なやり方について解説します。

1. 発生したタスクは迷いなくインボックスにすべて放り込む

タスクというのは、上司やお客様から依頼されることもあれば、こんなターゲティング設定を試しみたらいいかもと自分の中からアイデアとして湧き出てくるものもあります。

先述した通り、頭の中に残さないことが重要ですので、発生したタスクをインボックスと呼ばれる箱にすべていれることが GTD を成功させる第一のポイントです。

今回は事前にマインドマップで整理ができているので、それをすべてインボックスにいれてみてください。

 

2. 短時間* で終わるタスクをすぐに処理をする

公式での短時間の定義は「2分」となっていますが、業務内容に合わせてここは柔軟に考えてよいと思います。

大事なことは、自分ひとりですぐに取り組めて、比較的短時間で完了できるタスクを先延ばしにしないことです。

私の場合は、15分以内を短時間と定義し、その日の優先タスクとして設定します。

 

3. 残ったタスクの優先度と締め切りを決める

すぐにできないタスクに関しては、優先度と締め切りを設定していきます。

 

ここでの注意としては、当日中の締め切りタスクを設定しすぎないことです。

早くたくさんのタスクを処理しようとする気持ちだけが先行して、自分の能力や実際に使える時間以上のタスクを当日に設定しまいがちですが、すぐにできるタスク以外というのは、15分以上かかる or 自分ひとりではできない（他の人の協力が必要）ものになります。

業務として行う場合、どれだけ時間に余裕があっても8時間が限度になりますので、あまり多くのタスクを設定しないようにしましょう。

私の感覚では、短期間でできるものを除くと、1日で処理できるタスクはせいぜい3つから4つです。

これ以上のタスクがある場合は翌日以降に締め切りを設定するか、上司にタスクの優先度について相談すると良いでしょう。

4. 優先度の高いものから順番に処理する

ここまでのステップが完了すると、その日にやるべきことだけが優先順に整理されているはずです。あとは、上からひとつずつ処理をしていきましょう。

 

今やるべきこととやらなくていいことがすでに整理されていますので、雑念なく目の前にタスクに集中できます。

5. 終わらなかったタスクをリスケする

これだけしっかりと整理・管理していても予定通りに進むことはほぼありません。

ここがとても重要なのですが、1日の終わりにタスクの完了状況を確認し、残ったタスクは遠慮なく次の日以降にリスケジュールをしてください。タスクが予定通りに終わらなかった罪悪感から、この作業に目を背けてしまうと、だんだんとタスクが溜まっていってしまい悪循環に陥ります。

かならず、1日の終わりにその日やるべきことを空にしておきましょう。

 

todoist が特に素晴らしいなと感じているのは、リスケジュールという行動に対してもポジティブな評価がされることです。

todoist には、カルマポイントと呼ばれる、タスク管理の熟練度を表す数値が記録されていくのですが、タスクのリスケに関してもポイントが加算されるようになっています。

 

脳の仕組みをハックして、能力を拡張しよう

行動経済学者 ダニエル・カーネマンの『ファスト＆スロー あなたの意思はどのように決まるか』に、脳による思考を仕組みをわかりやすく解説した「システム1」「システム2」という話が出てきます。

上下巻あるだけでなく、内容も専門的で難しいのでまずはこちらのまとめを見ていただくと概要がわかると思います。

UXのバイブルとも言われる行動経済学の名著「ファスト&スロー」 by ダニエル・カーネマン。

その余りの長編さに脱落する人が多く(自分も過去2回脱落)、なかなか読み進められない忙しい方の為に、一章ずつ図解シリーズをやってみようかと思います。#忙しい人のためのダニエル・カーネマン pic.twitter.com/OZQbKw436S

— Go Ando / THE GUILD (@goando) July 8, 2018

こうした人間の持つ不思議な特性を理解することで、ビジネスシーンで思わぬ活用ができるだけでなく、何より仕事をうまく進める大きなヒントになります。

本記事でご紹介したのも、こうした脳の仕組みをうまくハックする手法ですので、ぜひとも活用してみてくださいね。