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【事例解説】50以上のオンラインイベントに参加した筆者が厳選。参加者の満足度を高める20のコツ

オンラインイベントやウェビナー乱立時代とも言える中、開催に際して運営面で頭を悩ませる担当者も多いのではないでしょうか。

とは言え、参考にしたい良いオンラインイベントを見つけるのにも時間が掛かるし、そもそも参加者へフォローアップや次の企画などでご自身が他のイベントに参加できていないというのが実際のとこだったり・・・。

この記事では、2月から5月にかけて通算50個以上のオンラインイベントやウェビナーに参加した僕が、「開催時に取り入れたいコツ」を紹介したいと思います。

実際に参加したイベントから厳選!20個の盛り上げるコツ

ここからは僕がこれまでに参加したオンラインイベントやウェビナーをもとに「ワクワクする!」や「参加者への配慮が行き届いているなー」と思ったコツをご紹介したいと思います。

開催前から参加者を盛り上げろ!出演者情報まとめ

開催前はなにかと準備に追われ、配信設備や参加者リストなどに目がいきがちですが、オンラインイベントは、開催日前から既に始まっていると思っておいたほうがいいでしょう。

参加者は、日々の業務で忙しく登壇者の情報はざっとしか確認できていないかもしれません。そこで参考にしたいのが、登壇者紹介 note です!

2020年5月20日に開催された、DMM MARKETIN CAMP というオンラインイベントで、登壇者のブランディングテクノロジー株式会社の黒澤さんを紹介する note を主催側の黒須さんが公開していました。

【#DMCxマケスタ】WEEK2事前学習🔥マーケティングトレースって何?|黒須仁美 | Hitomi Kurosu|note

こんばんは! #DMCxマケスタ を運営しております。Associate Producer の黒須(@hitmeeeeen)です。 ※普段は free web hope でプランナーをしています。  ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ついに!5/13を皮切りに始まりました! DMM MARKETING CAMP x マケスタ コラボ 在宅学習応援プロジェクト!
DMM MARKETING CAMP在宅学習応援プロジェクト特設サイトDMM MARKETING CAMPより、在宅学習応援プロジェクト始動!10週間に渡りマーケティングの最前線を豪華講師陣よweb-camp.io

前回イベントの振り返りから、翌日登壇予定の黒澤さんのプロフィールと代表的な記事やツイートなどがまとめてあり、5分もあれば予習ができる note になっていて、イベントがより一層楽しみになりました。

この note があることによって参加者は、登壇者がどんな話をするのか想像することができ、今回のオンラインイベントへの期待や高揚感が高まります。

待機画面だけでもテンションをあげる!

オンラインイベント開始前や登壇者が変わるときの待機画面も盛り上げるための重要な要素です。待機画面に含めるべき要素としては3つ。

  1. オンラインイベント/ウェビナーのタイトル
  2. 開始/再開の時間の記載
  3. オンラインイベント/ウェビナーの雰囲気がわかる画像

意外とこの3つの要素を満たしているものは少ない印象です。特に休憩あけの再開時間などは記載しておくと、参加者の方が戻ってくる時間を把握できるので親切かと思います。

出演者の背景は統一する

2020年5月16日(土)に開催された「ことばの日制定記念祭」というコピーライターの阿部広太郎さん主宰のオンラインイベント(オンライン講座)。

そこで使われていた背景は統一感があり、登壇者の簡単なプロフィールも記載されていて印象に残りました。

左に肩書と名前、上には生まれ年と自分の趣味や特徴を、右下は全員同じく「言葉の企画 ことばの日特別編 (イベント名)」と記載されていました。

背景も統一し、よく見ると洋服まで白い T シャツで統一しているようでした。無駄な色を使わないことで参加者の集中を切らすことなくオンラインイベントを進めているように感じました。

出演者の名前の表記を統一する

こちらも上記の言葉の企画より参考にしたいポイントを紹介いたします。Zoom に限ってですが、出演者の名前が左下にでる仕様になっています。

背景画像に肩書と名前をいれて表示していますが、Zoom 側の設定も統一しているのはスッキリとした印象になって良いなと感じました。

デバイスによっては背景画像が小さく見づらいこともあるので、このような工夫は参加者としては地味に嬉しいポイントになるはずです。

一方的に話すのではなく質問を投げかける

オンラインで行う場合、オフラインで当たり前のように見えていた参加者の顔や様子は見ることはできません。表情をみて話の内容を少し変えたり、少し考える時間を設けたりなどはやりづらいでしょう。

受け身の状態が続いてしまうと退屈になってしまう方もいます。そこで、簡単に答えられるような質問をなげかけてチャットで答えてもらったり、アンケート機能を使って、はい/いいえで答えられる問いをしたりするのがおすすめです。

答えに対してもしっかりとしたリアクションをとり、参加者と一緒に作り上げているという雰囲気作りが重要です。

少し真似するのは難しいかもしれませんが、参加者と一体感のあったものを紹介したいと思います。

それは、2020年4月22日から5月1日の平日の7日間でおこなわれた、時代の変化に対応するヒントを探るカンファレンス「#NEWWORLD2020」での取り組みです。

最終日のゲストは「あなた」と称して始まったこのイベントは、参加者が主役となれる仕組みがありました。事前に3つの質問を用意し、その質問に関する自分なりの考えを記入できるスライドを用意されてました。

以下は実際に Twitter 上に投稿されたスライドになっています。

記入したスライドは Twitter にてシェアされ、各参加者同士も繋がれる工夫が面白いなと感じました。また、6人の選ばれた方はオンラインイベントのゲストとして登壇し、質問に対して自分の考えを話すという時間が設けられていました。

UGCを生むには、箇条書きスライド

オンラインイベントを盛り上げるために必須なのが参加者の口コミツイートです。ハッシュタグの工夫については後ほどご紹介しますが、ここでは UGC (User Generated Content)を生ませるためのヒントを紹介します。

UGCとは

UGC とは、User Generated Content の略称で、ユーザー自身が生み出したコンテンツを指します。具体的には Twitter での飲食店のレビューや口コミの投稿、Instagram での旅行先での様子を写したストーリーズなどがあります。

オンラインイベントやウェビナーで使用するスライドはなるべく要点をおさえた箇条書きのものを用意するようにしましょう。Twitter では、話した内容のポイント+αで自分なりの考えを記載したツイートを多く見ます。

ここで紹介するのは2020年4月14日におこなわれた、「プロの記者と編集者から学ぶ “伝わる”取材&ライティング講座」のオンラインイベントになります。普段ライターや編集者として仕事をする人が多く参加したオンラインイベントでした。

Twitter のハッシュタグ「#プロの編集術」の投稿を見てみるとわかるのですが、多くの方がスライドに書かれたこと+自分の考え、登壇者が言ったこと+自分が思っていたことを発信しています。

#プロの編集術で投稿されたツイート例

参加者が投稿しやすい内容のスライドを作ることで、より多くの UGC が生まれ、盛り上がるオンラインイベントを作ることができます。

細かい字で情報を詰め込みすぎない

要点をおさえたスライドを作る時に気をつけたいのが、1スライドに情報を詰め込みすぎないことです。オンラインイベントやウェビナーはパソコンはもちろん、スマホでも視聴する方はいます。

文字が多いスライドの例

このように文字が多いスライドはオンラインで行う場合、見づらくなってしまうため参加者にとって不親切です。画面上でみた時に文字サイズは小さくて見えづらくなっていないか、言いたいこと・伝えたいことは1つに絞れているかを意識しスライドの作成をするように努めましょう。

#ハッシュタグは ひらがな・カタカナと英数字を混在させない

ここからはハッシュタグについて気をつけたいポイントをいくつか紹介します。まず初めは、ハッシュタグのテキストについてです。

Twitter での投稿を考えた時に、ひらがな・カタカナ、英数字を混在させないのがポイントです。なぜなら、単純にキーボードの切り替えが手間になり、毎回毎回ハッシュタグをつけるのが面倒くさくなってしまうためです。

実際に自分自身で、Twitter の投稿画面でテキストを打ってから、# を打ち、ハッシュタグで設定したいテキストを打ってみるとわかると思います。

#ハッシュタグは短くかつ被らないもの

そして次に大事なポイントは、短く、被らないものです。自社名とイベント名の掛け合わせなど工夫してみてると良いでしょう。

よくありがちなミスとして、英字表記にして海外のよくわからない投稿に埋もれてしまうというものがあります。ハッシュタグを決める前に事前に調査し、被らないものをみつけておきましょう。

ナイル株式会社がおこなっている「#ナイルウェビナー」は上で説明した二つに当てはまり、投稿のしやすさを高めているように感じました。

#ナイルウェビナーの投稿はハッシュタグが被りなし

僕もよく Twitter でウェビナーの実況をおこなうのですが、その時に長くて、分かりづらいタグであると、打たなくてもいいかな?と少し思ってしまうときがあります。他の参加者の方が投稿しやすいタグを意識したほうが良さそうです。

#ハッシュタグはスライドに常に表示させる

ウェビナーが楽しすぎて聞くことに熱中し、ハッシュタグが何だったか忘れてしまうこともあります。

そんな時に嬉しいのが、ハッシュタグがスライドへ常時表示されていることです。単純なことではあるのに、徹底されているウェビナーはまだまだ数少ないのではないかと思います。

#ハッシュタグに対して、運営側は即レス実施

ウェビナーやオフラインイベントでもこれは特に重要な要素ではないでしょうか。参加者(発信する側)の心理として、やはり何かしらの反応があると嬉しいものです。

運営者として裏方に徹している方や登壇者でも自分が話していない時に、ハッシュタグを追って、いいねやリツイートをしてくれるイベントは非常に好感度が高いです。

中でも凄い速さで反応をもらえたのが、一番最初に紹介した、DMM MARKETIN CAMP でした。運営側の社員さんや登壇者の方からもいいねやリツイートがもらえるとテンションがあがるものです。

参加者と一緒に作り上げるものというのを意識して、発信してくれた人に対して何らかのアクションをおこしてあげると、より一層盛り上げることができます。

#DMMxマケスタのタグがついた投稿はすべて反応する運営側と登壇者

ウェビナーではないですが、SNS の運用支援などをおこなうテテマーチさんが主催したインスタゼミは、「#インスタゼミ出席」をつけて投稿すると、圧倒的な即レスをもらえ、感動したのを覚えています。

社員以外でもインターン生にも協力してもらい、一体感をもった運営をしていくのがポイントです。(#テテマーチ勢と呼ばれているのだとか・・・。)

質問はどのプラットホームでも受け付ける

オンラインイベントやウェビナー開催時に参加者からの質問を受けることも有るかと思います。そんな時に一つのプラットホームだけで募集することの無いようにしましょう。

より多くの質問を受けるためにも、Zoom のチャット機能や YouTube のコメント、Twitter のハッシュタグをつけた投稿など参加者の声が拾えそうなプラットホームは全て使うようにしましょう。

プラットホームによって出てくる質問も少なからず変わってくる可能性があります。出来る限り数多くの意見を聞くためにも、裾野を広げ参加者を制限しないように心がけましょう。

アンケートは退出時に答えさせる設定を

通常のセミナーに比べ、ウェビナーでは入退室が容易にできるためアンケートに答えてもらう工夫をする必要があります。そこで活用したいのが Zoom の有料プラン(ウェビナープラン)で使用することができる、退出時にアンケート URL へ誘導できる機能です。

ウェビナー退出時アンケート

設定方法は、新規ウェビナーを作成した後に下部の「ブランディング」タブより、ウェビナー後のアンケートの項目をオンにすると、遷移先の URL 入力欄が出てきます。この入力欄に Google フォームなどのアンケート URL をいれることで退出時に上記のような案内が出るようになります。

ウェビナー退出時アンケート設定画面

こういった細かい工夫でアンケートの回収が捗るならやらない手はないですよね。

アンケートに答えたら特典ありも答えたくなる方法かも?

アンケートに答えたら〇〇をプレゼント!なども回収率をあげる工夫です。ただし、そのもらえる特典が参加者にとって本当に有益なものかは、参加者目線で考える必要があります。

個人的に良かったと思ったのは、2020年5月13日に開催された、第一回 DMM MARKETIN CAMP で登壇された株式会社ウィルゲートの吉岡さんがおこなっていたものです。

アンケート回答者には、ウェビナーで用いたレジュメのプレゼントがありました。数字ベースでの事例の紹介や具体的な SEO 施策を比較的早いペースで話していたので、あとから振り返りたいと思っている中で嬉しいプレゼントとなりました。

運営時にここだけは気をつけよう

ここからは運営時に気をつけたいポイントを紹介いたします。なんだそんなことかと思うポイントもあるかなと思いますが、意外と忘れてしまうことでもあるので是非ご参考にしてください。

前日、開催前のリマインドメールの徹底

開催前のリマインドメールは必ずおこないましょう。配信するタイミングは2回に分け、前日と当日30分前におこなってあげると、親切な対応かと思います。

オンライン開催であると、移動時間がないので忘れやすいことや気軽に申し込める分、不参加の方もそれなりに多くいらっしゃいます。そういった方々に一人でも多く参加していただくためにリマインドのメールは送るようにしましょう。

当日は運営のことで頭がいっぱいになってしまうので、事前に配信設定をしておき最善の準備をしておきましょう。

メールに入れるべき最低限の要素

リマインドメールにいれるべき項目は以下の4つになります。

  1. 参加用 URL とパスワード
  2. 開催日時
  3. 入退出自由の記載
  4. Twitter のアカウントとハッシュタグ(あれば)

基本ではありますが、1.2は過去の申し込み完了メールを見返す手間を省くことが出来ます。また、入退出自由の記載があるだけで、遅れての参加や途中退出へのハードルを下げる効果があります。

あくまで参加者に手間をかけさせないことを意識し、何があれば参加しやすくなるのかを考え対応するようにしましょう。

スクショやレコーディングリスクがある

オンラインイベントの場合、話した内容や表示した資料がインターネット上ですぐにシェアされてしまう可能性があることを理解した上で運用しなければなりません。

クライアント情報や社外秘のようなものがブラウザのタブやデスクトップのファイルに存在しないかをよく確認してから、画面共有をおこなうようにしましょう。

とはいえ閉じたくないタブもあるかと思うので、Google Chrome 拡張機能 One tab を使って一時的に非表示にしておくなど適宜対応してください。

一方で、便利で馴染み深くなってきたオンラインイベントやウェビナーですが、登壇者からはこんな声もあがっています。

確かに!という共感の声もあるので、これからはオンラインイベントやウェビナーだけで十分とはなっていかなそうですよね。

ある意味オフラインの魅力も感じてきているので、今後どう価値をだしていくかが、オンライン・オフライン含め重要になってきそうです。

通知はオフにする

「コッコッコッ」「ぴろりん」などといった音をイベント中に耳にした人ことがある方もいるのではないでしょうか?

運営側のパソコンがサイレントモードになっていないと、せっかくのいい内容が台無しになってしまいます。

参加者側の集中力が切れないように通知はオフにするのも細かなことではありますが、重要なポイントです。

話す人は話す用のPCとは別のデバイスを準備

ここまでやるとやりすぎかもしれませんが、配信用の話すパソコンとは別に、手元に別のデバイス(パソコンもしくはスマートフォン)があると良いでしょう。なぜなら自分が話している様子や画面共有している内容をリアルタイムで確認できるからです。

以前参加したウェビナーで、画面共有しているものが登壇者が話している内容と全くことなるということがありました。参加者側は発言できないので、チャットで報告するも登壇者や運営側は気づかずに少し進んでしまい、話の内容が入ってきませんでした。

自分で他のデバイスを見ないまでも運営側の連携だけで解決できることでもあるので、常に参加者が見ている画面は何かを把握できる体制を整えておくと良いでしょう。

メインツールはZoomがおすすめ

決して Zoom が一番いいというわけではないのですが、スマホで参加しているときにバックグラウンド再生ができる点が参加者目線で嬉しいポイントです。

YouTube 配信である場合、一部の Android 端末を除き同時に他のアプリを起動させることは不可能です。Zoom であれば、バックグラウンド再生が可能なので、ウェビナーに参加しながら他のアプリを起動することが出来ます。

ウェビナーの参加は、見るコンテンツはもちろん、聞くコンテンツでもあるので、こういった配慮があるとより気軽に参加してもらえると思います。

あえて配信時間をズラす!穴場は朝?

これはオンラインイベントやウェビナーの内容やジャンルにもよるかと思いますが、配信時間を朝にすると他のイベントとあまり被りづらくなり見てくれる人も増えるのかな?と思いました。

セレッソ大阪に所属するサッカー選手の都倉選手は、毎朝8時にインスタライブをおこなうことで、他のオンラインイベントやライブ配信と被らないように工夫しているようです。

これを参考に出勤前の時間を狙ってオンラインイベントやウェビナーを開催することも考えてみてもいいかもれません。

参加者が満足するウェビナー実施を!

ここまで参加者目線で自分が参加したウェビナーやオンラインイベントをもとに良かったポイントを紹介させていただきました。

弊社でもセールスチームが毎月ウェビナーを開催していますが、まだまだやれることは多くあり日々改善に努めているようです。セミナーのタイトル一つで頭を抱えるメンバーや参加者へのフォローアップを丁寧におこなった結果、アポイントを獲得したという報告を聞くと着実に改善されていると感じられます。

皆さんの会社でも、今回紹介した良い例をもとに参加者が大満足するようなウェビナー作りをおこなってみてはいかがでしょうか。

ちなみに弊社で開催するオンラインイベントやウェビナーはこちらのページよりご覧いただけます。お時間ある方、ご興味ある方は是非ご参加ください。

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この記事を書いた人

オオクボ

オオクボ

編集

2019年9月に編集者として入社。新卒は求人広告営業、その後は記事執筆・編集、採用を含むバックオフィス業務をやっていました。お弁当男子(おべだん)としてTikTokにてバズり中。見た目の割にトレンドには敏感。沖縄観光と都内の居酒屋に精通しているイケイケドンドン、少し心配性なオオクボです。

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