【効率化ナレッジ】新卒1年目で知ってよかった「Excelのショートカットキーまとめ」

社会人1年目では、慣れない業務や覚えることがたくさんあって大変ですよね。特に、Excel  などのツールを今まで使ったことがない方も多いと思います。慣れない業務を慣れないツールでおこなうと、必要以上に時間がかかってしまいます。この記事では、そのような新卒の方に向けて、覚えておくと作業効率が上がる Excel のショートカットキーを紹介していきます。

ぜひショートカットキーをマスターして、Excel を使いこなしましょう！

社会人1年目でショートカットキーを覚えたほうがいい理由

Excel は、使いこなせればとても便利な表計算ソフトです。しかし、最初のうちはおこないたい操作の名前やアイコンを探すのにも一苦労だと思います。そこで、ショートカットキーを覚えるといちいちアイコンを探さずに済み、時短に繋がります。作業効率を上げるために、基本的な操作のショートカットキーを覚えていきましょう。

ショートカットキーをマスターして作業効率アップ！

パソコンで仕事をしていると、多種多様なインターネットブラウザやツールを使用するかと思います。キーボードで文字を入力し、マウスに持ち替えてカーソルの移動やクリックをし・・・という繰り返しの作業も、1つ1つは短時間でも、積み重なると多くの時間を費やすことになります。

コピー＆ペースト1つとっても、キーボードのみで完結できると少しは時短に繋がります。それ以外も Excel やスプレッドシート上のセルの移動や、同じ作業の繰り返しなどをマウスを使わないでできれば、さらに多くの時間を節約できます。

ここからは、Excel で使えるショートカットキーを、セルの選択や移動、シート内の検索や置換、覚えておくと一目置かれるような便利なものにわけて紹介します。いつでも見返せるようブックマークして、いつでも見れるようにしておくのもいいでしょう。

最初に覚えたい基本のショートカットキー

まずは、どんな業務でも使う超基本のショートカットキーをまとめました。これらのショートカットキーは、広告運用者のデータ分析作業だけでなく、普段の PowerPoint や Word などのパソコン作業でも活用できるので、ぜひ覚えてみてください。

できること	ショートカットキー
元に戻す	Ctrl＋Z
やり直す	Ctrl＋Y
全選択	Ctrl＋A
コピー	Ctrl＋C
貼付け	Ctrl＋V
値貼付け	Alt→E→S→V／Ctrl＋Shift＋V
切り取り	Ctrl＋X

広告運用者でも、広告のパフォーマンスレポート作成や広告の入稿データ作成、除外クエリチェック作業など、ほぼ全ての業務で使います。本当によく使うショートカットキーなので、だんだん無意識に使えるようになります。

マウスを使わずにセルを選択したい！

Excel で複数のセルを選択したいときは、マウスで選択範囲を指定します。しかし、データ量が多いときには選択範囲が広くなり、スクロールしながらマウスで選択するのは大変です。また、マウスで選択すると、範囲が大きくなりすぎたり、セル内のデータを意図せず削除、移動してしまうことがあると思います。

そんなときは、ショートカットキーを使うことで、選びたい範囲のみ一瞬で選択できます。

できること	ショートカットキー
データのある範囲を全選択	Ctrl＋Shift＋矢印
列を全選択	Shift＋Space
行を全選択	Ctrl＋Space
連続するセルを選択	Shift＋矢印

これらのショートカットキーは、他の Excel シートやスプレッドシートへのレポート貼り付け、ピボットテーブルを組むときなどによく使います。

マウスを使わずにセルを移動したい！

入力するセルを移動したいときは、マウスで移動先のセルをクリックする方法が一般的ですが、ショートカットキーでもセルの移動できます。

移動	ショートカットキー
下	Enter／下矢印
上	Enter＋Shift／上矢印
右	Tab／右矢印
左	Tab＋Shift／左矢印

ショートカットキーでセル移動すれば、マウス操作で間違ってクリックすることがなく、より確実に移動ができます。

Excel をほぼ使ったことがなかった入社直後の私でも、Enter を押すと下移動ができることは感覚的に知っていました。しかし、上と左右にもキー操作のみで移動できることまでは知らず、このショートカットキーを知るまでマウスとキーボードの行き来で時間がかかっていました。もし、私と同じような方がいらっしゃったら、ぜひ覚えてみてください。

移動の応用編として以下2つのショートカットキーを紹介します。

A1セルにジャンプするショートカットは、Excel データを保存する際に便利です。保存した Excel データは、保存する直前に選択していたセルを起点にして開きます。Excel データを誰かに提出するときなどは、Ctrl＋Home で A1セルに移動してから保存すると、シートの先頭から表示されるため、次に開く人に親切です。

できること	ショートカットキー
A1セルにジャンプ	Ctrl＋Home

入社して初めて、私はマウスで画面の左右スクロールができることを知りました。Shift を押しながら、マウスホイールを下に転がすと右に進み、上に転がすと左に進みます。

スクロールバーを使うと横に進みすぎることが多かったスクロールも、この方法を知ってからは、スムーズにスクロールできています。

できること	ショートカットキー
画面左右スクロール	Ctrl＋Shift＋マウスホイール

計算式や表の作成を効率化したい！

Excel で特によく使う関数に、SUM 関数があります。これは、指定した値の合計を求める関数です。

さまざまな場面でよく使う SUM 関数は、以下のショートカットキーで入力できます。

できること	ショートカットキー
合計（＝SUM）	Alt→S→U→M ／ Shift＋Alt＋「＝」

また、多くのデータを集計するために、ピボットテーブルを組むこともあると思います。ピボットテーブルとは、大量のデータを効率よく集計、分析できる集計表のことです。実はこれも、ショートカットキーで作成できます！

できること	ショートカットキー
ピボットテーブル	Alt→N→V→T

4つのキーを順番に押していきます。

まず、Alt キーを押すと、画面上部にアルファベットと数字が表示されます。

上の画像の状態で N を押すと、「挿入」タブが開きます。

次に V を押すと、「テーブルまたは範囲から」のピボットテーブルが選択されます。

最後に T を押して、 Enter を押すと、ピボットテーブルの完成です！

シート内検索や置換を効率化したい！

検索機能は、膨大なセル内のデータの中から特定の文字列を探したいときに使います。さらに、検索したデータの中から、特定の文字列だけを変換したい時もあるかと思います。自分の目で、変換したい特定の文字列を探して、ひとつずつ変換しては大変です。そんなときは置換機能が便利ですが、ツールバーから置換アイコンを探すと手間がかかります。ここでショートカットキーの出番です。

できること	ショートカットキー
置換	Ctrl＋H

Ctrl＋H を押すと、「検索と置換」のタブが出てきます。

出てきたタブに、検索する文字列と置換したい文字列を打ち込みます。最後に「すべて置換（A）」をクリック、もしくは「A」を押すと、文字列「0」を「100」に置換できます。

置換したい数だけ「◯件を置換しました。」と表示されたら、問題なく完了です。

また、特定の項目の内容を絞り込みたいときには、「フィルター」をかけると便利です。

データの入った任意のセルを選択し、このショートカットキーを使うと、データの最初の行にフィルターがかかります。

できること	ショートカットキー
フィルター	Ctrl＋Shift＋Ｌ

Ctrl＋Shift＋Ｌを押すと、項目の横に下向きの三角が出現します。

下向きの三角を押すと、項目の中身が一覧化されて、チェックボックスで選択できるようになります。

プラスαで覚えておくと便利なショートカットキー！

最後に、使う場面は限られますが、覚えておくと作業がスムーズになるショートカットキーを4つ紹介します。

直前に塗った色と同じ色でセルを塗りたいときや、直前に入力したものと同じデータを反映させたいときなど、いちいちセルを選択して塗りつぶしたり、データをコピペしなくてもよくなります。

できること	ショートカットキー
直前の作業を繰り返す	F4／Ctrl＋Y

Excel にデータを入力するときに、数式が入ったセルに気づかず、いつの間にか数字を上書きしてしまっていた・・・ということがよくあります。しかし、ひとつずつセルをダブルクリックして、数式が入っているか確認すると時間がかかります。そんなときは、あらかじめ数式を表示させておくと、数式が入った箇所への誤った入力を避けられます。

できること	ショートカットキー
数式表示	Ctrl＋Shift＋＠

数式表示をする前の状態です。E列に数式が入っていますが、数式ではないセルと見分けがつきません。

数式表示後の状態です。数式が直接見えるため、誤って数字を上書きすることがなくなります。

また、セルを選択した状態で「F2」キーを押せば、マウスでクリックせずに入力モードにできます。

できること	ショートカットキー
入力モードにする	F2

作業が完了して Excel シートを保存する際には、「F12」キーで「名前を付けて保存」できます。「ファイル」をクリックし、「名前を付けて保存」を選択し、保存先のフォルダを探す・・・という手間のかかる作業が、「F12」のみで完了します。

できること	ショートカットキー
名前を付けて保存	F12

これであなたも「仕事ができる先輩」になれる！

Excel の作業のさまざまな場面でショートカットキーを使えることが分かったと思います。この記事でご紹介したものはほんの一部ですが、これだけでも覚えておくと作業効率が格段に上がります！

将来、Excel に苦戦している後輩を助けられるよう、今からショートカットキーを身に付けておきましょう。社会人1年目では覚えることが多くて大変かと思いますが、日々のお仕事でぜひ実践してみてください！